adjoint administratif/adjointe administrative Vérifié

Milieu de travail

• Frais de déménagement non payés par l'employeur
• Disposé à déménager
• Firme d'experts-conseils
• Industrie de l'accueil
• Services commerciaux
• Services communautaires et sociaux

Responsabilités

Tâches

• Organiser et coordonner des colloques, des conférences, etc.
• Ouvrir et distribuer le courrier et d’autres documents
• Enregistrer et rédiger des procès-verbaux de réunions, de colloques et de conférences
• Fixer et confirmer des rendez-vous
• Répondre au téléphone et transmettre les appels et les messages
• Répondre aux demandes de renseignements par courrier électronique
• Compiler des données, des statistiques et autres renseignements
• Surveiller la préparation de rapports
• Commander des fournitures de bureau et garder un inventaire
• Organiser des voyages, établir les itinéraires et faire les réservations
• Accueillir les personnes qui se présentent, les diriger vers l'employé ou le service approprié
• Établir et tenir des systèmes manuels et informatisés de classement des dossiers d'information
• Dactylographier et faire la lecture de correspondance, de formulaires et d'autres documents
• Effectuer des recherches
• Effectuer de l'entré de données
• Fournir le service à la clientèle
• Travailler avec le département de marketing pour comprendre et communiquer des messages de marketing sur le terrain
• Entretenir et gérer des bases de données numérales
• Effectuer des tâches générales de comptabilité
• Communiquer avec les clients après la vente pour assurer un suivi
• Superviser le personnel de bureau et les bénévoles
• Préparer la matière à enseigner aux élèves conformément à un programme approuvé
• Répondre aux utilisateurs qui rencontrent des difficultés avec l’ordinateur
• Planifier, organiser, diriger, contrôler et évaluer les opérations journalières

Fonctions et activités des superviseurs

• 1 à 2 personne(s)

Expérience et spécialisation

Systèmes de gestion (sig ou bd)

• Google Docs
• MS Excel
• MS Outlook
• MS PowerPoint
• MS Windows
• MS Word
• Agenda électronique
• Média sociaux
• MS Office
• Quick Books
• Adobe Acrobat Reader
• Google Drive
• LinkedIn
• Courrier électronique

Terminologie technique

• Entreprise

Domaine de spécialisation

• Correspondance
• Rapports et dossiers
• Contrats
• Factures
• Tableaux, graphiques et diagrammes
• Gestion de projets

Renseignements supplémentaires

Information de transport et de voyage

• Disposé à voyager à l'occasion
• Frais de déplacements non payés par l'employeur

Conditions de travail et capacités physiques

• Capacité à travailler de façon indépendante
• Milieu où les activités se déroulent à un rythme rapide
• Travail sous pression
• Délais serrés
• Souci du détail
• Tâches répétitives
• Travailler en quasi-autonomie

Qualités personnelles

• Capacité d'effectuer plusieurs tâches simultanément
• Excellente communication orale
• Excellente communication écrite
• Flexibilité
• Jugement
• Sens de l'organisation
• Esprit d'équipe
• Précis
• Attitude axée sur le client
• Fiable
• Gestion du temps
• Capacité d'adaptation
• Capacité d'apprendre rapidement

Avantages sociaux

Autres avantages

• Apprentissage/formation payés par l'employeur
• Congés rémunérés (journées personnelles ou de bénévolat)
• Occasions de développement de l'esprit d'équipe
• Stationnement disponible