Compétences Planificateur/planificatrice de conférences et de réunions près de Vancouver (BC)

Voici les compétences généralement requises pour exercer le travail de planificateur/planificatrice de conférences et de réunions au Canada. Les compétences fournies s’appliquent à l’ensemble des Planificateurs/planificatrices de congrès et d'événements (CNP 1226).

Habiletés et connaissances

Consultez la liste des habiletés et connaissances habituellement requises pour exercer cette profession.

Compétences essentielles

Voyez comment les 9 compétences essentielles s’appliquent à cette profession.

Lecture
  • Lire des publications industrielles, des communiqués de presse, des rapports d'incidence économique et des articles de journal. (2)
  • Lire des lettres et des notes de service de clients et du personnel du tourisme. (2)
  • Lire les propositions des entrepreneurs et leur soumission, puis les évaluer. (3)
  • Lire des documents d'assurance et d'autres documents juridiques traitant de la gestion des risques. (3)
  • Lire et interpréter des contrats. (3)
  • Lire et interpréter des permis, des propositions et des subventions visant les employés et le financement. (3)
Utilisation de documents
  • Utiliser les répertoires des médias. (1)
  • Lire des feuilles de fonction pour les banquets. (2)
  • Interpréter des plans d'étage et des plans du site. (2)
  • Surveiller les états des résultats et de l'évolution de l'encaisse ainsi que des bilans pour des projets de longue durée. (2)
Rédaction
  • Rédiger des légendes de photo et d'autres courts textes. (2)
  • Rédiger de la correspondance d'affaires et des notes de services. (2)
  • Composer des communiqués de presse et des messages d'intérêt public. (3)
  • Rédiger des descriptions de tâches, y compris pour les bénévoles. (3)
  • Rédiger des documents sur le développement des ressources, qui seront utilisés pour obtenir des commanditaires ou pour des collectes de fonds individuelle. (4)
  • Rédiger des propositions, des demandes de subvention et des évaluations de projet. (5)
  • Rédiger du matériel de marketing, des textes de publicité, des discours et des articles spécialisés. (5)
  • Rédiger des brochures de programme et des articles pour des bulletins. (5)
CalculCalculs monétaires
  • Préparer des factures, manipuler des espèces et effectuer des paiements. (2)
Calendriers des budgets et des opérations comptables
  • Préparer des budgets mensuels et des calendriers puis contrôler les recettes, les dépenses et les activités en regard de ces documents. (3)
Mesures et calculs
  • Prendre des mesures lorsqu'ils examinent les plans d'étage et le montage. (1)
Analyses des données numériques
  • Compiler et interpréter de l'information numérique, y compris des données statistiques et des caractéristiques démographiques. (3)
Calcul approximatif
  • Évaluer le nombre de participants en vue de l'obtention du permis. (1)
  • Évaluer les besoins en provisions pour divers événements, comme les besoins en nourriture et en boisson. (3)
Communication verbale
  • Appeler les fournisseurs concernant les aliments, les boissons et la location d'équipement. (1)
  • Parler avec les gardiens de sécurité et les agents d'assurance pour planifier les risques associés à l'activité en question. (2)
  • Interagir avec les artistes, le personnel du service de restauration, les membres du comité responsable de l'activité, les bénévoles et les collègues pour planifier et coordonner les activités. (2)
  • Effectuer des entrevues avec les médias. (2)
  • Rencontrer les clients pour discuter de la planification des activités à venir. (3)
  • S'adresser au public par un système de sonorisation lors de promotions. (3)
  • Discuter de la planification des activités avec les clients et les commanditaires. (3)
  • Interagir avec le public pour répondre à des questions et s'occuper des plaintes. (3)
  • Communiquer avec les superviseurs, les clients et d'autres professionnels des relations publiques pour définir les volets du plan de marketing et le contenu de tous les documents de marketing. (3)
  • Parler à des personnalités pour clarifier les rôles. (3)
  • Interagir avec les bénévoles pour les motiver, les former et les remercier. (3)
Capacité de raisonnementRésolution de problèmes
  • Faire face aux retards et aux échéances tombées. Ils doivent consulter les partenaires et déterminer les rajustements à effectuer pour respecter à nouveau les délais. (2)
  • Faire face, parfois, à des budgets insuffisants en redistribuant des ressources pour satisfaire des besoins immédiats. (2)
  • Résoudre des conflits entre des membres du personnel, en utilisant des stratégies de résolution des conflits pour désamorcer la situation. (2)
  • Faire face, parfois, à des conditions météorologiques qui retardent ou entraînent l'annulation d'une activité prévue. Ils doivent réagir rapidement pour limiter les pertes et aviser les médias ou les participants de l'annulation d'une activité prévue. (2)
  • Traiter, au besoin, avec les fournisseurs qui n'ont pas honoré leur contrat. Ils examinent les mesures à prendre pour recouvrer des pertes financières et mettre ces mesures en application. (2)
  • S'occuper, au besoin, des plaintes des clients et des participants mécontents, en faisant enquête sur le problème et en prenant les mesures nécessaires pour le régler. (2)
  • Composer, au besoin, avec un changement de priorités des clients et avec le besoin subséquent de renégocier un contrat avec le client à la dernière minute. (3)
Prise de décision
  • Choisir entre plusieurs artistes possibles. (1)
  • Sélectionner les employés et les entrepreneurs et décider du moment de mettre fin à leur contrat. (2)
  • Décider de solutions de rechange quand du personnel, des bénévoles, des artistes ou des fournisseurs ne se présentent pas à temps. (3)
  • Choisir des stratégies de marketing et de promotion qui seront les plus appropriées pour diverses activités. (3)
  • Prendre des décisions d'ordre budgétaire qui assureront une gestion financière précise et responsable. Ils doivent réévaluer sans cesse ces décisions et mettre au point de nouvelles stratégies. (3)
  • Prendre des décisions concernant la conception du programme pour s'assurer du bon déroulement des activités. (3)
Pensée critique

Il n'y a pas de renseignements sur la compétence de la pensée critique pour ce profil.

Planification et organisation du travail

Les directeurs et les coordonnateurs d'activités spéciales ont pour principale responsabilité de planifier et d'organiser. Ils effectuent diverses tâches de priorités divergentes. Quoique certaines tâches soient répétitives, bon nombre sont propres à la planification de l'activité en question. Les changements de circonstances donnent souvent lieu au besoin de réorganiser les tâches et de redéfinir les priorités. Les sources d'affectation des tâches sont multiples et il faut un degré élevé de coordination avec le travail des autres. (4)

Utilisation particulière de la mémoire
  • Se souvenir d'idées et de renseignements pour leur projet en cours et des diverses tâches à concilier.
  • Se souvenir du nom et du visage des clients fidèles et se rappeler de détails d'évènements où la coordination a fait défaut pour éviter que de telles situations ne se reproduisent.
  • Se souvenir des aspects logistiques d'installations particulières et de montages de foires commerciales.
Recherche de renseignements
  • Lire attentivement les bulletins d'information sur le secteur d'activité, les babillards électroniques et les calendriers des centres des congrès pour trouver de l'information sur d'autres activités qui peuvent coïncider avec l'activité qu'ils planifient ou qui offrent la possibilité de promouvoir leur activité. (1)
  • Lire les énonces de missions, les actes constitutifs, les rapports annuels et autres documents de base pour s'informer sur les politiques ayant une influence sur des activités particulières prévues. (2)
  • Consulter des répertoires d'organismes pour rechercher des commanditaires et des partenaires éventuels pour les activités. (2)
  • Consulter des lois et des règlements, comme le droit du travail et les lois concernant l'utilisation de la propriété publique lorsqu'ils planifient des activités. (3)
Technologie numérique
  • Préparer des rapports et de la correspondance. (1)
  • Utiliser l'Internet et le courrier électronique. (1)
  • Produire des plans pour la disposition des tables et des plans d'étages. (2)
  • Gérer les envois postaux et les listes des contacts. (2)
  • Préparer les budgets et les prévisions. (2)
  • Gérer le financement des projets, la paie et les comptes des clients. (2)
  • Préparer les plans d'étage et les présentoirs. (3)
  • Utiliser un logiciel de planification des activités. Par exemple, préparer les maquettes d'annonces, les avis et les programmes publicitaires; utiliser un logiciel de planification d'évènements et un logiciel du chemin critique. (3)
Renseignements supplémentairesAutres compétences essentielles :

Travail d'équipe

Parfois, les planificateurs de congrès et d'évènements travaillent seuls. Cependant, la plupart du temps, ils travaillent de façon autonome et coordonnent les activités avec des collègues et des ressources extérieures. Ils peuvent également travailler avec un partenaire ou au sein d¿une équipe.

Les planificateurs de congrès et d'évènements travaillent auprès des employés et bénévoles, des superviseurs, ainsi que des membres de conseils et d¿associations afin de discuter des façons d¿améliorer les procédés de travail. Ils participent à des discussions collectives officielles avec des collègues, des superviseurs et des subalternes afin de parler de l¿attribution des responsabilités et des objectifs de travail appropriés.

Formation continue

Les directeurs et les coordonnateurs d'activités spéciales sont sans cesse tenus d'apprendre dans le cadre de leurs fonctions.

Ils acquièrent de nouvelles connaissances en participant à des réunions, à des séminaires et à des ateliers de l'industrie. Ils participent à des activités de perfectionnement professionnel par le truchement des associations auxquelles ils appartiennent. Ils lisent les publications de l'industrie pour connaître les nouveautés dans le domaine.

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