Compétences Administrateur/administratrice du service de la paye près de Montréal (QC)

Voici les compétences généralement requises pour exercer le travail d’administrateur/administratrice du service de la paye au Canada. Les compétences fournies s’appliquent à l’ensemble des Administrateurs/administratrices de la paye (CNP 1432).

Expertise

Les personnes qui exercent cette profession font habituellement appel aux compétences suivantes.

  • Préparer et vérifier les relevés des employés, indiquant les salaires nets et bruts et les retenues à la source, telles que les impôts, les cotisations syndicales, les saisies-arrêts et les cotisations versées aux régimes d'assurances et de retraite
  • Préparer et vérifier les rapports de fin de période et faire concorder le registre des payes versées avec les relevés bancaires
  • Préparer et vérifier les relevés mensuels des employés
  • Remplir, vérifier et traiter les formulaires et les documents nécessaires à l'administration des avantages sociaux, tels que ceux des régimes de retraite, des congés, des parts de capital, ainsi que de l'assurance-emploi et de l'assurance-maladie
  • Renseigner les employés sur les questions relatives à la paye et au régime d'avantages sociaux
  • Compiler des statistiques et des rapports
  • Tenir les registres des présences, des congés et des heures supplémentaires des employés pour calculer la rémunération et les avantages sociaux auxquels ils ont droit, au moyen de systèmes manuels ou informatisés
  • Santé et sécurité au travail
  • Préparer les relevés T4 et autres relevés
  • Tenir des registres de feuilles de paie

Habiletés et connaissances

Consultez la liste des habiletés et connaissances habituellement requises pour exercer cette profession.

Compétences essentielles

Voyez comment les 9 compétences essentielles s’appliquent à cette profession.

Lecture
  • Lire les messages électroniques provenant des employés ou des gestionnaires des autres services pour traiter les demandes de renseignements, entre autres, sur l'écart entre le chèque de paye d'un employé et celui du mois précédent. (1)
  • Lire, au besoin, des notes provenant du services des ressources humaines de l'entreprise au sujet d'une modification au contrat d'un employé ou de l'annulation du contrat. (2)
  • Lire, au besoin, les rapports sommaires envoyés par le siège social qui expliquent les genres de retenues salariales. (2)
  • Lire des manuels qui expliquent la loi du gouvernement et la façon de calculer les retenues et les prestations relatives à l'assurance-emploi (AE) et au Régime de pensions du Canada (RPC). Ils doivent pouvoir expliquer les règlements aux employés. (3)
  • Lire les manuels sur les logiciels pour apprendre comment accomplir des tâches particulières. (3)
  • Lire les dispositions des conventions collectives pour appliquer les conditions générales de travail en fonction de la classification des postes; interpréter le libellé de la convention dans des situations particulières en utilisant leur connaissance spécialisée des relations patronales-syndicales. (4)
Utilisation de documents
  • Lire les tableaux affichant le nom des employés, les heures travaillées, les échelles salariales, l'ancienneté et les codes de congés. (2)
  • Lire et remplir les fiches de présence des employés, et entrer les données dans un système informatique central. (2)
  • Vérifier l'exactitude des renseignements contenus dans les formulaires remplis par les employés et inscrire les renseignements manquants au besoin. (2)
  • Lire les bordereaux de paye pour vérifier les soldes et faire les écritures de journal. (2)
  • Entrer les données sur la paye et les avantages sociaux à l'ordinateur pour inscrire l'information sur les employés et produire les chèques. (2)
  • Lire les tables de retenues sur la paye pour établir le montant de l'assurance-emploi et du régime de pensions à retenir du salaire d'un employé. (3)
  • Remplir ou aider les employés à remplir les formulaires relatifs à la paye ou aux avantages sociaux, comme les demandes concernant le régime de services médicaux ou les formulaires pour la pension. (3)
  • Remplir les formulaires d'assurance collective. (3)
  • Remplir les rapports d'accidents du travail. (3)
Rédaction
  • Écrire les listes de choses à faire. (1)
  • Faire les entrées sur les formulaires de paye concernant les jours de congé ou les vacances. (1)
  • Écrire des notes de service pour expliquer le système de paye et la façon de remplir les formulaires de paye. (1)
  • Tenir, au besoin, le procès-verbal d'une réunion. (2)
  • Rédiger des sommaires expliquant les documents financiers tels que les échelles de salaires. (3)
  • Écrire aux employés, aux organismes gouvernementaux et aux avocats pour expliquer les problèmes et demander ou fournir de l'information sur des sujets comme une confirmation d'emploi ou la saisie-arrêt du salaire. (3)
  • Remplir, au besoin, les rapports de fin d'année relatifs à la paye et aux avantages sociaux destinés à Revenu Canada et aux compagnies d'assurance. (3)
CalculCalculs monétaires
  • Calculer les totaux de paye pour le service. (1)
  • Examiner les demandes de remboursement de frais de déplacement présentées par les employés à des fins de vérification et d'autorisation de paiement. (2)
  • Calculer la paye, en tenant compte notamment des heures travaillées, y compris les heures supplémentaires, des taux horaires et des diverses retenues. (3)
  • Traiter les transactions influant sur la paye, comme les congés, les commissions, les avances sur salaire et les augmentations salariales, en vertu de la politique de l'entreprise et de la loi gouvernementale actuelle. (3)
Calendriers des budgets et des opérations comptables
  • Entrer les données relatives à la paye et aux avantages sociaux dans les dossiers financiers. (2)
  • Établir un équilibre entre les totaux des salaires et des retenues et les sommaires des rapports mensuels. (2)
  • Revoir les budgets du service pour y intégrer de nouvelles données. (3)
  • Examiner le suivi des budgets du service et les droits à des congés annuels pour la préparation du budget et l'établissement des prévisions. (4)
Analyses des données numériques
  • Comparer le calcul du salaire brut au calcul du salaire net pour chaque employé pour corriger les erreurs et les omissions s'il y a lieu. (1)
  • Calculer le coût de la paye et des avantages sociaux, et montrer les moyennes et les totaux répartis par projet ou par département. (2)
Calcul approximatif
  • Estimer les déboursements totaux pour la paye et vérifier que les chiffres réels et les estimations sont relativement proches. Cette estimation est un important moyen de vérifier les erreurs de façon ponctuelle, comme les montants dédoublés ou une décimale mal placée. (2)
Communication verbale
  • Renseigner les employés sur la paye, les avantages sociaux et les régimes d'assurance, et répondre à leurs questions. (1)
  • Demander de l'information ou de l'aide à des collègues de travail ou à des superviseurs pour effectuer des calculs particuliers, et échanger de l'information sur la paye avec des collègues de travail en comptabilité. (1)
  • Renseigner, au besoin, d'autres commis à la paye ou aux avantages sociaux sur la marche à suivre. (2)
  • Recevoir des directives ou des instructions de leurs superviseurs ou de représentants du système de rémunération, et discuter avec eux de problèmes ou de préoccupations concernant le travail. (2)
  • Consulter des organismes externes pour obtenir des précisions sur les règlements ou la marche à suivre, par exemple communiquer avec Revenu Canada pour obtenir une décision en matière de fiscalité ou pour résoudre un conflit. (2)
  • Parler, au besoin avec les agents d'assurance pour préciser la couverture. (2)
  • Participer à des discussions de groupe lors de réunions départementales pour résoudre des problèmes et pour discuter de changements, ainsi que de politiques et de règlements nouveaux. (2)
  • Faire, au besoin, des présentations lors de séances d'orientation pour les nouveaux employés. (2)
Capacité de raisonnementRésolution de problèmes
  • Avoir à faire face à des situations où des employés contestent le montant du chèque de paye reçu. Ils examinent les dossiers et consultent les gestionnaires au besoin pour déterminer la raison de l'écart et prendre des mesures correctives s'il y a lieu. (2)
  • Déterminer si les circonstances particulières d'une demande de prestations sont indemnisées par les assurances, en essayant d'interpréter les descriptions imprécises de la couverture d'assurance. Ils communiquent avec les sociétés d'assurance pour obtenir des précisions. (2)
  • Découvrir que la vérification de la paye n'est pas équilibrée. Ils peuvent avoir à vérifier toutes les retenues pour en trouver la raison. (2)
  • Avoir des problèmes lorsqu'il manque de l'information dans les dossiers de la paye. Ils communiquent avec l'employé, son gestionnaire ou avec la banque pour obtenir les données. (2)
  • Résoudre, au besoin, des problèmes techniques mineurs avec le système bancaire de la paye en parlant directement avec le personnel de la banque. (2)
  • Résoudre les différends entre les employés et les compagnies d'assurance au sujet de la couverture et des indemnisations versées aux employés. Ils traitent de l'aspect technique du problème en obtenant tous les faits et en interprétant le libellé imprécis des contrats d'assurance. Ils appliquent des stratégies de communication efficaces pour empêcher que le problème ne s'aggrave. (3)
Prise de décision
  • Décider s'il faut référer les employés à un autre service ou à un organisme extérieur, comme une compagnie d'assurance, pour qu'ils obtiennent une réponse à leur demande d'information. (1)
  • Décider de la priorité des tâches à effectuer pour s'assurer que la paye soit prête à temps. (2)
  • Décider quels codes appliquer à diverses transactions influant sur la paye ou sur les avantages sociaux. (2)
  • Déterminer, parfois, si les demandes d'information sur les employés provenant de l'extérieur doivent être référées au service du contentieux. (2)
  • Décider quand remettre en mains propres un chèque à un employé dont le chèque est retardée dans le système informatisé d'émission de chèques. La décision dépendra des circonstances afférentes à l'employé et du temps requis pour reprendre la transaction. (2)
Pensée critique

Il n'y a pas de renseignements sur la compétence de la pensée critique pour ce profil.

Planification et organisation du travail

Planification et organisation de leur travail

Les commis à la paye planifient leur propre journée et organisent leur travail à l'intérieur d'échéanciers établis. Plusieurs tâches, notamment faire la paye et présenter des rapports au gouvernement, doivent être terminées à certains moments du mois. En plus de cette planification ordinaire à court terme, les commis à la paye planifient également à plus long terme pour terminer les rapports de fin d'année.

Les commis à la paye accordent la priorité aux demandes de renseignements des employés, des gestionnaires de département et des organismes externes. Les urgences et les interruptions causent souvent des réajustements d'horaire.

Utilisation particulière de la mémoire
  • Se rappeler les nombreuses dispositions et options détaillées en matière d'assurance et de plan de pensions à expliquer aux employés.
  • Mémoriser de l'information technique, comme les abréviations, les codes départementaux et les formules pour calculer la distribution des bonis.
Recherche de renseignements
  • Demander aux gestionnaires des autres départements et à des employés particuliers l'information manquant aux dossiers de la paye. (1)
  • Consulter les registres de paye et les dossiers du service du personnel pour trouver des données relatives à la paye et aux avantages sociaux. (1)
  • Communiquer avec des organismes externes, tels que Revenu Canada, des courtiers d'assurance ou des avocats pour demander de l'information, comme la documentation à ajouter au dossier d'un employé ou des mises à jour de la loi régissant la paye. (1)
  • Consulter les manuels pour trouver des renseignements fiscaux particuliers, comme l'impôt-santé des employeurs, et les lignes directrices de l'entreprise sur la façon de répondre aux demandes d'information du personnel. (2)
  • Consulter les conventions collectives pour interpréter et expliquer l'application de divers paragraphes à des cas particuliers soulevés par les employés, en fondant son interprétation sur la connaissance des libellés des contrats et de la pratique. (3)
Technologie numérique
  • Rédiger des lettres. (2)
  • Tenir à jour sur des bases de données, l'information sur la paye et les avantages sociaux des employés. (2)
  • Utiliser le courrier électronique pour échanger de l'information avec des collègues de travail. (2)
  • Produire des rapports au moyen d'un logiciel de tableur. (3)
  • Utiliser un logiciel de comptabilité pour préparer les chèques de paye et retracer les dépenses de paye. (3)
Renseignements supplémentairesAutres compétences essentielles :

Travail d'équipe

Les commis à la paye travaillent principalement de façon autonome. Ils peuvent parfois travailler avec un partenaire pour un aide ou en tant que membre d¿une équipe pour aider les autres à accomplir le travail de bureau et partager des idées.

Formation continue

Les commis à la paye ont un besoin constant d'apprendre. Ils se tiennent à jour en ce qui à trait aux changements apportés aux processus de travail et aux règlements gouvernementaux, et ils apprennent de nouveaux programmes informatiques dès leur sortie.

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