Compétences Adjoint administratif/adjointe administrative - domaine légal près de Vancouver (BC)

Voici les compétences généralement requises pour exercer le travail d’adjoint administratif/adjointe administrative - domaine légal au Canada. Les compétences fournies s’appliquent à l’ensemble des Adjoints administratifs juridiques/adjointes administratives juridiques (CNP 1242).

Expertise

Les personnes qui exercent cette profession font habituellement appel aux compétences suivantes.

  • Enregistrer et rédiger des procès-verbaux de séances, de réunions ou de conférences
  • Mettre sur pied des méthodes administratives
  • Organiser des voyages, établir les itinéraires et faire les réservations
  • Ouvrir et distribuer le courrier postal et électronique et les autres documents reçus et coordonner la circulation des renseignements
  • Préparer et saisir à l'ordinateur des lettres et des documents juridiques
  • Réviser et relire les documents et la correspondance pour vérifier s'ils sont conformes aux procédures juridiques et à l'usage grammatical

Habiletés et connaissances

Consultez la liste des habiletés et connaissances habituellement requises pour exercer cette profession.

Compétences essentielles

Voyez comment les 9 compétences essentielles s’appliquent à cette profession.

Lecture
  • Lire des notes écrites par des collègues. Par exemple, les secrétaires juridiques travaillant dans des cabinets d'avocat lisent des notes rédigées par des avocats pour connaître les obligations de travail et déterminer les priorités de travail. (1)
  • Lire des lettres envoyées par les clients des avocats ainsi que les clients des bureaux de biens immobiliers et d'autres entreprises. Par exemple, les secrétaires juridiques travaillant dans des bureaux de biens immobiliers parcourent des lettres et des documents reçus pour en connaître le sujet. (2)
  • Lire des documents juridiques tels que des contrats, des accords, des déclarations, des motions en règle et des affidavits. Parcourir ces documents pour en comprendre le contenu et trouver de l'information sur les dossiers actuels. Examiner les ébauches finales des documents qu'ils ont eux-mêmes préparés pour s'assurer de leur exactitude et de leur conformité avec les normes juridiques. (3)
  • Lire des manuels sur les procédures et des règlements. Par exemple, les secrétaires au contentieux recherchent, à l'occasion, de l'information dans les règles de procédure ou dans les formulaires et les règles des procédures civiles. Ils lisent ces règlements pour connaître les voies judiciaires et les procédures pour préparer des documents juridiques. (3)
  • Lire des avis et des fiches d'instructions provenant d'organismes financiers, juridiques et gouvernementaux. Lire, par exemple, s'il y a lieu, des avis émis par le gouvernement énonçant des changements apportés à la façon de produire les déclarations de revenus. Les secrétaires juridiques travaillant dans des bureaux de biens immobiliers lisent, s'il y a lieu, des instructions données par des banques pour comprendre la façon de traiter des conventions d'achat et de remplir les formulaires nécessaires. (4)
  • Lire, au besoin, des lois, des règlements et des avis juridiques pour trouver de l'information sur des causes. Par exemple, les secrétaires juridiques travaillant pour le gouvernement examinent, s'il y a lieu, des codes municipaux pour trouver des règlements concernant des privilèges de construction. Les secrétaires au contentieux travaillant dans des cabinets d'assurances lisent, s'il y a lieu, les avis juridiques de leur cabinet concernant des réclamations pour préjudice corporel. Lire pour repérer les textes qui doivent être inclus dans les dossiers juridiques préparés pour ces cas et qui doivent être cités comme source de référence. (4)
Utilisation de documents
  • Trouver des données sur des étiquettes. Examiner, par exemple, des étiquettes apposées sur des chemises pour trouver des noms, des dates et des numéros de fichiers. (1)
  • Examiner des listes et des tableaux pour trouver des données. Par exemple, les secrétaires juridiques chargées des transactions commerciales examinent, au besoin, des relevés bancaires pour connaître les détails des transactions financières. Les secrétaires au contentieux examinent des listes pour trouver les dates prévues pour les audiences et les dates de dépôt. (1)
  • Remplir des formulaires pour commander des fournitures, demander des services et consigner des dépenses. Remplir par exemple, au besoin, des formulaires pour prendre des dispositions afin d'obtenir des services d'imprimerie et soumettre les demandes de remboursement de frais de déplacement des avocats. (2)
  • Inscrire des données dans des listes, des tableaux et des calendriers. Inscrire, par exemple, des dates et des heures de réunions dans des agendas et des calendriers. (2)
  • Trouver des noms, des dates, des montants et d'autres données dans des formulaires. Examiner, par exemple, s'il y a lieu, les factures et les relevés de facturation des avocats pour en vérifier l'exactitude. Parcourir des accords et des contrats définitifs pour trouver de l'information et s'assurer de leur conformité avec les exigences juridiques. (3)
  • Inscrire de l'information détaillée au sujet des clients et des causes dans de longs formulaires. Remplir, par exemple, des contrats en inscrivant l'information relative aux clients et les détails des causes. Les secrétaires juridiques oeuvrant dans le domaine du droit de la famille remplissent des déclarations en matière de pension alimentaire pour consigner l'issue des règlements. Les secrétaires juridiques oeuvrant dans le domaine de l'immobilier remplissent des offres d'achat pour entamer les procédures. (3)
Rédaction
  • Écrire des notes de rappel et de courtes notes à des collègues. Écrire, par exemple, des notes de rappel concernant des tâches dans des journaux et des calendriers. Les secrétaires juridiques travaillant dans des cabinets de droit de sociétés écrivent des notes à des avocats, dans lesquelles le contenu des discussions avec les clients est résumé. (1)
  • Écrire des courriels à des collègues, à des clients et à des fournisseurs de services tels que des greffiers et des employés de banque. Écrire, par exemple, aux clients pour prévoir des réunions et confirmer leurs coordonnées. Écrire, au besoin, aux clients pour qu'ils signent des documents et aux employés de banque pour demander des changements à des documents financiers. (2)
  • Préparer les comptes rendus des réunions. Rédiger les comptes rendus des réunions pour résumer les discussions, consigner les décisions prises et noter les points nécessitant un suivi. (2)
  • Écrire, au besoin, des notes de service à des collègues. Par exemple, les secrétaires juridiques travaillant dans de gros cabinets écrivent, s'il y a lieu, des notes de service aux employés du service de comptabilité pour demander des changements concernant l'information de facturation des clients. (2)
  • Écrire des lettres. Écrire, par exemple, des lettres d'accompagnement à joindre aux dossiers et aux lettres pour demander les paiements aux clients. (3)
  • Écrire des sections de documents tels des mémoires juridiques et des contrats. Réviser les clauses types ainsi que les modalités selon les directives des avocats. (3)
CalculCalculs monétaires
  • Compter les paiements en espèces faits par les clients. (1)
  • Faire, au besoin, de petits achats en argent comptant pour des fournitures et des services. Acheter par exemple, à l'occasion, du café et des collations pour des réunions. (1)
  • Calculer, s'il y a lieu, le montant des demandes de remboursement pour les frais de déplacement des avocats et des menues dépenses. Calculer le montant des frais de déplacement en utilisant des taux de kilométrage. Additionner les coûts associés au stationnement, aux repas et à l'hébergement. Utiliser, au besoin, des taux de change pour calculer les montants des achats faits en devises étrangères. (2)
  • Calculer et vérifier les montants des factures et des bons de commande. Confirmer, par exemple, au besoin, le montant des factures des fournisseurs, telles les factures pour des services judiciaires et l'extraction des dossiers. Calculer les montants des factures en utilisant les tarifs journaliers des avocats. Additionner des montants pour les taxes fédérale et provinciale. (3)
Calendriers des budgets et des opérations comptables
  • Créer des calendriers pour s'assurer que les tâches sont effectuées et que les présentations sont rendues en respectant les dates limites. (1)
  • Créer et surveiller, s'il y a lieu, les calendriers de rendez-vous des avocats et de comparution devant les tribunaux. Par exemple, les secrétaires juridiques travaillant directement avec des avocats déterminent la durée de comparution devant les tribunaux ainsi que des rendez-vous et des réunions en s'assurant que les avocats disposent de suffisamment de temps de préparation avant les événements prévus. (2)
  • Préparer des résumés financiers tels que des relevés pour les sommes en fiducie. Classer les montants par catégorie et en calculer le total, et comparer les résumés aux dossiers originaux pour en vérifier l'exactitude. (3)
  • Calculer les montants pour des jugements et des offres de règlement. Par exemple, les secrétaires juridiques oeuvrant dans le domaine du droit de la famille vérifient, au besoin, l'exactitude des versements d'allocation d'entretien reportés. Les secrétaires au contentieux vérifient, au besoin, les montants totaux des calendriers des paiements associés aux offres de règlement. Les secrétaires juridiques oeuvrant dans le domaine de l'immobilier et du financement commercial calculent, s'il y a lieu, les montants des versements hypothécaires, des paiements au prorata, des versements échelonnés et des intérêts. (3)
Calcul approximatif
  • Estimer le temps dont les avocats auront besoin pour accomplir leurs tâches et rencontrer les clients. Utiliser des estimations pour planifier les calendriers. (2)
  • Estimer des quantités de fournitures nécessaires. Estimer par exemple, au besoin, le nombre de boîtes-classeurs nécessaires pour entreposer les dossiers des clients inactifs. Estimer, au besoin, les besoins en services de traiteur lorsqu'il s'agit de planifier une réunion. (2)
Communication verbale
  • Discuter des produits, des prix et des livraisons avec les fournisseurs. Négocier par exemple, au besoin, des prix et des dates de livraison pour des demandes importantes de copies avec des fournisseurs de services de copie. (1)
  • Écouter des enregistrements vocaux pour recevoir des directives, transcrire les contenus et préparer des documents juridiques. Écouter, par exemple, s'il y a lieu, les enregistrements des directives des avocats afin d'établir la priorité des tâches à exécuter. Écouter, s'il y a lieu, de longs messages enregistrés afin de les transcrire mot à mot, et de se conformer aux instructions verbales concernant la ponctuation et la mise en forme. (2)
  • Discuter des tâches en cours avec des collègues. Échanger, par exemple, de l'information sur les transactions et les causes actuelles avec d'autres secrétaires juridiques. Prendre des dispositions pour les avocats et d'autres personnes afin qu'ils puissent participer aux réunions, aux téléconférences, aux audiences et aux actions en justice. Les secrétaires juridiques travaillant dans des cabinets de droit de sociétés discutent, à l'occasion, avec le personnel du service des dossiers pour veiller à ce que les documents soient entreposés ou récupérés. (2)
  • Discuter de questions de droit confidentielles avec des clients de leur organisation. Fournir des éléments nouveaux concernant les causes, demander de l'information et des documents, fixer des rendez-vous et prendre des arrangements pour les paiements. Assurer, au besoin, les clients que les travaux se déroulent comme prévu. Utiliser le ton approprié, et faire preuve de tact durant ces discussions. (2)
  • Discuter de questions de droit, et échanger de l'information confidentielle concernant des clients avec des avocats et des commis juridiques de leur organisation et avec les secrétaires juridiques et les avocats travaillant avec des clients. Discuter, par exemple, avec des commis juridiques au sujet des résultats des recherches de dossiers. Assister à des réunions pour se renseigner sur les nouvelles causes défendues par leur organisation. Discuter de l'avancement des dossiers des clients, et des priorités des tâches avec les avocats et les gestionnaires. (2)
  • Orienter et former, s'il y a lieu, des collègues. Fournir par exemple, au besoin, aux nouveaux commis juridiques des directives sur la façon d'utiliser le matériel de bureau, et de l'orientation pour effectuer les tâches de manière efficace. (2)
Capacité de raisonnementRésolution de problèmes
  • Tenter de vérifier l'information en récupérant les dossiers originaux, et apporter, s'il y a lieu, des corrections, lorsqu'il est impossible de terminer des tâches à cause de documents manquants, de renseignements inaccessibles et de données incorrectes, par exemple des erreurs et des incohérences dans des dossiers juridiques et financiers. Effectuer des recherches dans les fichiers électroniques et papier pour trouver l'information manquante. Les secrétaires juridiques travaillant dans de gros cabinets d'avocats effectuent, au besoin, une recherche en recrutant du personnel du service d'entreposage des documents. (1)
  • Discuter, au besoin, avec les avocats pour clarifier les priorités des tâches, en cas d'échéances irréalistes et de demandes conflictuelles quant au temps, par exemple lorsque les charges de travail deviennent excessives. Les secrétaires juridiques travaillant dans de grosses organisations demandent, au besoin, aux superviseurs de réassigner temporairement des tâches. Les secrétaires juridiques travaillant dans de plus petites organisations obtiennent officieusement, au besoin, l'aide de collègues pour s'assurer du respect des échéances. (1)
  • Tenter de joindre toutes les personnes touchées par des annulations de dernière minute de clients et de collègues pour les informer et prendre d'autres arrangements. Dans les cas où les annulations semblent résulter d'un désir de prolonger les actions en justice, tenter au besoin de persuader les personnes de respecter les arrangements initiaux. (2)
  • Recourir, au besoin, à des méthodes inhabituelles telles qu'obtenir l'aide d'autres secrétaires juridiques, et se présenter en personne pour faire signer les documents, lorsqu'il est impossible d'obtenir des confirmations, des approbations et des signatures pour des tâches en cours, par exemple, lorsqu'il est impossible, à l'occasion, de rejoindre des avocats, des agents immobiliers, des gestionnaires et des clients lorsqu'il s'agit de fixer des rendez-vous, de faire signer des documents et de fournir des réponses à des questions. (2)
Prise de décision
  • Choisir des produits, des installations et des services. Prendre, par exemple, des dispositions pour des réunions en choisissant des salles de réunion et en prévoyant les repas. Décider, s'il y a lieu, d'envoyer de gros documents tels que des mémoires juridiques aux services de copie aux fins d'impression et de reliure. (1)
Pensée critique
  • Évaluer l¿adéquation des produits et des services. Évaluer, par exemple, les avantages et les inconvénients des options de livraison de courrier comme les services de courrier recommandé, de messagerie et de livraison régulière. Évaluer, s¿il y a lieu, les avantages et les inconvénients de faire imprimer des documents volumineux par des fournisseurs de services de photocopie. (1)
  • Évaluer la précision et l¿exhaustivité des documents et des fichiers. Juger, par exemple, l¿exhaustivité des offres de règlement à l¿aide de connaissances relatives aux normes juridiques et professionnelles. Examiner les lettres, les contrats et les rapports afin de s¿assurer qu¿ils ne contiennent pas d¿erreurs. (2)
  • Juger le niveau d¿importance et d¿urgence des appels téléphoniques, des documents et des tâches. Par exemple, les secrétaires juridiques tiennent compte des demandes des correspondants téléphoniques afin de juger de leur importance. Les secrétaires au contentieux tiennent compte des échéances associées au dépôt de documents de procédure afin de déterminer quelles sont les tâches nécessitant une attention immédiate. (2)
  • Juger, s¿il y a lieu, de la véracité des déclarations des clients et des demandeurs. Écouter, par exemple, les clients impliqués dans des actions en justice lorsqu¿ils expliquent pourquoi ils ont annulé leurs rendez-vous afin de déterminer si leurs explications sont justifiables étant donné les circonstances. (2)
Planification et organisation du travail

Planification et organisation de leur travail

Les secrétaires juridiques reçoivent des instructions de travail des avocats et des superviseurs. Ils établissent l'ordre des tâches pour satisfaire aux demandes et respecter les échéances associées à leur charge de travail. Lorsqu'il s'agit de planifier des tâches, les secrétaires juridiques tiennent compte des dates limites associées aux dossiers actifs. Leurs plans sont fréquemment perturbés par des demandes faites à la dernière minute par des collègues, des superviseurs et des clients, lesquelles nécessitent une attention immédiate. Ils doivent apporter des modifications à leur calendrier afin de satisfaire à ces demandes avant de reprendre d'autres activités. (2)

Planification et organisation du travail des autres

Les secrétaires juridiques organisent, au besoin, le travail du personnel subalterne tels les commis juridiques et d'autres secrétaires juridiques, et lui délèguent du travail. (2)

Utilisation particulière de la mémoire
  • Se rappeler les détails des fichiers, incluant leur emplacement, ainsi que le nom des clients et les codes. Utiliser l'information pour trouver ou confirmer rapidement l'information nécessaire.
  • Se rappeler les dates et les échéances associées aux dossiers actifs. Se rappeler, par exemple, les dates prévues pour les audiences et les échéances pour déposer des documents. Utiliser l'information pour s'assurer que les documents sont préparés en temps opportun, et que les avocats remplissent leurs obligations.
Recherche de renseignements
  • Trouver de l'information sur des avocats et des clients. Consulter des avocats, rechercher des fichiers et effectuer des recherches électroniques pour trouver de l'information concernant les enquêtes relatives aux conflits d'intérêts. (2)
  • Trouver de l'information au sujet des voies judiciaires. Trouver, par exemple, au besoin, de l'information sur des voies judiciaires comme la vente de copropriétés en discutant avec des avocats, en effectuant des recherches dans des sites Web et en lisant des publications juridiques et des manuels de référence. (2)
  • Trouver de l'information sur de nouvelles causes juridiques. Lire les notes des avocats, examiner les dossiers associés aux mêmes clients et effectuer des recherches dans des bases de données. (2)
Technologie numérique
  • Utiliser des bases de données. Utiliser par exemple, au besoin, des programmes de bases de données tels qu'Access et Modulaw pour créer et modifier des bases de données. Effectuer des recherches dans les bases de données pour trier et extraire des données sur les clients. (2)
  • Utiliser des tableurs. Utiliser, par exemple, des programmes de tableurs tels qu'Excel et QuattroPro pour créer des tableurs permettant d'organiser et d'afficher les données sur la facturation, et créer des résumés et des états financiers. (2)
  • Utiliser Internet. Utiliser, par exemple, des navigateurs Internet pour trouver de l'information et télécharger des rapports et d'autres documents des sites Web du gouvernement et des organismes juridiques et réglementaires. (2)
  • Utiliser un logiciel de traitement de texte. Créer, par exemple, de longs documents administratifs et juridiques tels que des contrats, des rapports et des mémoires en utilisant des programmes de traitement de texte tels que Word. Utiliser des fonctionnalités avancées de mise en forme, telles que les guides de style, les niveaux de titres, les sauts de sections, la numérotation multiniveau et les index. Importer, au besoin, des résumés ou des états financiers d'un tableur dans des documents tels que des contrats et des déclarations. (3)
  • Utiliser, au besoin, un logiciel financier. Utiliser par exemple, au besoin, un logiciel de comptabilité pour professionnels, tel que CMS pour trier et visualiser les données de facturation des avocats, et produire des rapports financiers. (3)
  • Utiliser un logiciel de communication. Échanger, par exemple, des courriels et des pièces jointes avec des collègues et des clients. Créer et tenir à jour, au besoin, des listes de diffusion. Utiliser, au besoin, les fonctionnalités de calendrier d'un logiciel de communication pour gérer les horaires des avocats, régler les rappels et afficher des documents pertinents. (3)
Renseignements supplémentairesAutres compétences essentielles :

Travail d'équipe

Les secrétaires juridiques travaillent de manière autonome afin de s¿occuper de diverses tâches. Ils doivent entre autres gérer les horaires, prendre les rendez-vous, tenir à jour les dossiers et préparer les rapports administratifs, financiers et juridiques. Ils peuvent avoir à travailler en collaboration avec d¿autres secrétaires juridiques lorsque les échéances sont imminentes et que les charges de travail sont plus importantes qu¿à l¿ordinaire. Ils peuvent coordonner les tâches avec les clercs lorsqu¿ils doivent effectuer des recherches dans les dossiers et préparer des mémoires. (2)

Formation continue

Les secrétaires juridiques apprennent constamment afin de se tenir au fait des règlements et des procédures judiciaires. Ils doivent principalement axer leur apprentissage sur les applications logicielles. Ils lisent des publications professionnelles et des bulletins, et naviguent sur des sites Web pour se renseigner sur des sujets juridiques et réglementaires. Ils apprennent grâce à la formation en cours d'emploi ainsi qu'aux directives et au soutien des superviseurs et des collègues. Ils participent à des cours de formation de courte durée et à des ateliers. (2)

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