coordonnateur/coordonnatrice d'événements Vérifié

Responsabilités

Tâches

• Promouvoir des services de congrès et de réunion ou d'événement spécial
• Inspecter et choisir des locaux
• Élaborer des plans de publicité et de communication
• Mettre au point des programmes de parrainage, de partenariat ou de levée de fonds
• Solliciter des dons en marge d'événements
• Déterminer des besoins en matière de services d'accueil, de signalisation, d'équipements multi-médias, d'impression et d'autres services techniques, et passer et gérer les contrats s'y rapportant
• Coordonner la fabrication ou l'achat de produits promotionnels
• Organiser des services d'expédition, de réception et d'entreposage
• Aider à la préparation des budgets
• Aider à choisir des locaux et suivre le cours des événements
• Coordonner et contrôler des activités dans le cadre de congrès et de réunions et suivre le cours des événements
• Coordonner des services aux médias
• Coordonner des systèmes de montage, de préparation de scènes, d'attribution de sièges, de stationnement, de communication et accomplir d'autres tâches spécifiques en marge d'événements spéciaux
• Obtenir des confirmations auprès de conférenciers et en assurer la coordination
• Mettre en application des systèmes d'inscription
• Organiser des activités sociales et des services de restauration, de transport et d'autres services
• Mettre en place des équipements multi-médias et les contrôler ou en assurer la mise en place et le contrôle
• Planifier et mettre sur pied des services d'hébergement et de transport
• Planifier et organiser des foires commerciales et des expositions
• Élaborer des systèmes d'inscription et des outils d'information
• Planifier les documents requis et diffuser la documentation avant et après la tenue de l'événement (itinéraires, évaluations, etc.)
• Faire de la recherche et concevoir des programmes d'événements spéciaux
• Organiser dans le cadre d'événements spéciaux, des divertissements et des réunions à l'intention d'invités
• Gestion de la logistique des événements
• Planifier et superviser des séminaires en ligne
• Gestion de projets

Expérience et spécialisation

Systèmes de gestion (sig ou bd)

• Google Docs
• Jira
• MS Excel
• MS Office
• MS Outlook
• MS PowerPoint
• MS Word
• Salesforce

Domaine d'expérience de travail

• Entreprise
• Entreprises de planification de conférences et de réunions
• Centres de conférences
• Centre de congrès
• Associations commerciales

Renseignements supplémentaires

Sûreté et sécurité

• Vérification de casier judiciaire

Information de transport et de voyage

• Permis de conduire valide
• Possède un véhicule
• Possède un moyen de transport
• Disposé à voyager à l'occasion
• Disposé à voyager pendant de longues périodes

Conditions de travail et capacités physiques

• Souci du détail
• Travail sous pression
• Délais serrés
• Milieu où les activités se déroulent à un rythme rapide
• Heures supplémentaires demandées

Qualités personnelles

• Précis
• Attitude axée sur le client
• Relations interpersonnelles efficaces
• Excellente communication orale
• Excellente communication écrite
• Flexibilité
• Esprit d'initiative
• Sens de l'organisation
• Esprit d'équipe
• Gestion du temps
• Capacité d'effectuer plusieurs tâches simultanément

Avantages sociaux

Avantages santé

• Régime de soins dentaires
• Prestations d’invalidité
• Régime de soins de santé
• Protection pour services paramédicaux
• Prestations des soins de la vue

Avantages financiers

• Prime
• Assurance de groupe
• Assurance-vie
• Kilométrage payé

Autres avantages

• Stationnement gratuit disponible
• Apprentissage/formation payés par l'employeur
• Commodités sur place
• Autres avantages
• Congés rémunérés (journées personnelles ou de bénévolat)
• Occasions de développement de l'esprit d'équipe
• Assurance voyage
• Programme de mieux-être