administrateur/administratrice de bureau Vérifié

Responsabilités

Tâches

• Examiner et évaluer les nouvelles procédures administratives
• Déléguer le travail au personnel de soutien
• Établir l'ordre de priorité des tâches, s'assurer que les procédures sont suivies et que les délais sont respectés
• Effectuer des activités à caractère administratif des établissements
• Coordonner et planifier les services administratifs, tels que les besoins en locaux, les déménagements, le matériel, les fournitures, les formulaires, la disposition des biens, le stationnement et les services d'entretien et de sécurité
• Rassembler les données et préparer des lettres, des manuels et des rapports périodiques et spéciaux
• Effectuer de l'entré de données
• Superviser et coordonner les services administratifs et les procédures de bureau
• Résoudre des situations de conflits
• Superviser l'administration de la paye
• Dactylographier et faire la lecture de correspondance, de formulaires et d'autres documents
• Répondre aux questions des employés et résoudre les plaintes
• Effectuer des tâches générales de comptabilité
• Surveiller la préparation de rapports
• Accueillir les personnes qui se présentent, les diriger vers l'employé ou le service approprié
• Établir et mettre en oeuvre des politiques et des procédures
• Mettre sur pied des méthodes administratives
• Attribuer, coordonner et réviser des projets et des programmes
• Travailler en quasi-autonomie
• Répondre au téléphone et transmettre les appels et les messages
• Répondre aux demandes de renseignements par courrier électronique
• Compiler des données, des statistiques et autres renseignements
• Donner de la formation à d'autres travailleurs
• Fournir le service à la clientèle
• Commander des fournitures de bureau et garder un inventaire
• Organiser des voyages, établir les itinéraires et faire les réservations
• Établir et tenir des systèmes manuels et informatisés de classement des dossiers d'information

Expérience et spécialisation

Systèmes de gestion (sig ou bd)

• Courrier électronique
• Chiffrier électronique
• Logiciel de comptabilité
• MS Excel
• MS Office
• MS Outlook
• MS Windows
• MS Word

Renseignements supplémentaires

Conditions de travail et capacités physiques

• Capacité à travailler de façon indépendante
• Travail sous pression
• Souci du détail

Qualités personnelles

• Relations interpersonnelles efficaces
• Excellente communication orale
• Excellente communication écrite
• Flexibilité
• Sens de l'organisation
• Fiabilité
• Capacité d'effectuer plusieurs tâches simultanément
• Gestion du temps
• Capacité d'adaptation
• Intégrité
• Esprit d'équipe
• Précis
• Attitude axée sur le client
• Fiabilité
• Jugement
• Capacité d'apprendre rapidement
• Responsabilisation
• Diligence raisonnable